Kommunikation im Change: Klar führen, auch wenn nicht alles klar ist
- Stefanie Richter
- 5. Sept. 2025
- 7 Min. Lesezeit
In meinem Leben vor der Selbständigkeit, erlebte ich bei einem meiner Arbeitgeber diese Restrukturierung: Seit Wochen gingen Gerüchte durch die Flure: „Da kommt was bei der Struktur - es gibt eine neue Reorg.“ An diesem Mittwoch saßen wir zu zehnt im überfüllten Besprechungsraum, Beamer-Licht flackerte auf Kaffeeflecken, die Live-Übertragung zählte runter - die Spannung stieg. Dann: Folie eins.
Eine Stunde später war die Luft raus. Auf den Slides: Kästen, Pfeile, gestrichelte Linien – hieroglyphische Organigramme, die wichtig aussahen, aber nichts über unseren Morgen sagten. Klar war nur eins: Alle würden Änderungen spüren. Keine Prioritäten. Keine Übergänge. Keine Namen. Kein richtiges warum eigentlich.
Die ersten Fragen kamen zögerlich: „Was heißt das für meine Rolle?“ – „Wer übernimmt unsere offenen Kundenprojekte?“ – „Gibt es eine Übergangsphase?“ Die Antwort auf fast alles: ein Lächeln und der Satz, der bis heute in meinem Ohr hängt: „Das müssen wir noch ausarbeiten – und ihr seid herzlich eingeladen, mitzugestalten.“ Es sollte motivieren. Es klang wie ein leeres Versprechen.
Auf dem Flur und in den Kaffeeküchen danach: Flüstern. In den Kalendern erschienen Blocker mit „Was machen wir jetzt?“. In den Köpfen ging der Feueralarm an: Was passiert mit mir? Was sind die nächsten Schritte? Wer denkt an unsere Aufgaben? Kollektive Ratlosigkeit - aber auch kollektive Missmutigkeit.
So sieht schlechte Kommunikation im Change aus: Sie schafft keine Orientierung, sondern schürt neue Unsicherheit – und die frisst Leistung, Gesundheit und Vertrauen.
Veränderung gelingt also nicht über ein paar Folien – aber wie sieht gute Kommunikation dann aus? Und wie gelingt gute Kommunikation, die Menschen durch eine Transformation führt?
Darüber habe ich mit Laura Dicke (Head of Communications bei Sunfire) gesprochen.
Herausgekommen ist dieser Blogbeitrag – mit vielen praktischen Mustern, die du sofort nutzen kannst.
In diesem Beitrag erfährst du:
was gute Transformationskommunikation von normaler Unternehmenskommunikation unterscheidet,
wie du als Führungskraft Klarheit gibst, auch wenn nicht alles entschieden ist,
welche Formate und Kaskaden in der Praxis tragen,
wie du den Erfolg von Kommunikation misst, ohne dich in Zahlen zu verlieren.
Viel Spaß beim Lesen!
Change-Kommunikation heißt: Kommunikation mit viel Fingerspitzengefühl
Ob Reorg, Personalabbau oder neue IT - wer einen größeren Change schonmal erlebt hat weiß: Es wird emotional. Das macht auch die Kommunikation in einer Veränderung besonders.
Es reicht nicht nur, Fakten zu senden. Sondern es geht auch darum, mit Sorgen, Ängsten und Unsicherheiten umzugehen. Wirksame Kommunikation erkennt Emotionen an, spricht sie aus und eröffnet Räume für Fragen. Sie ist schneller, iterativer und dialogischer als die „normale“ Unternehmenskommunikation. Und: Sie bleibt anschlussfähig für unterschiedliche Zielgruppen – Führung, Produktion, Tech, Finance. Eine Sprache für alle gibt es nicht.
Kurz gesagt: Gute Veränderungskommunikation nimmt Menschen mit – nicht nur Informationen. Sie benennt Gefühle, erklärt Veränderungen verständlich und hält Tempo, wenn sich Pläne drehen. Statt reiner Durchsage organisiert sie Dialog: Rückfragen zulassen, Feedback einsammeln, Antworten nachliefern. Und sie übersetzt zielgruppengerecht, weil Botschaften Jobs, Prozesse und den Arbeitsalltag direkt betreffen. Der Ton ist dabei entscheidend: empathisch, ehrlich, menschlich – so entsteht Vertrauen. Zuhören und Erklären sind dafür die halbe Miete.
Frühzeitige Einbindung des Kommunikationsteams macht den Unterschied
Warum läuft Kommunikation im Change so oft schief? Ein häufiger Grund: Das Kommunikationsteam wird viel zu spät ins Boot geholt. Laura erinnert sich an eine Restrukturierung, bei der innerhalb von zwei Tagen alles vorbereitet sein sollte – unmöglich, weil dafür erst einmal Verständnis nötig gewesen wäre.
"Wir hatten gar keine Chance! Das war zu wenig Zeit, um selber erstmal alle Informationen, die wir hätten kommunizieren sollen, überhaupt zu begreifen und aufzunehmen."
Der Punkt ist klar: Kommunikation weiß anfangs nichts und muss frühzeitig informiert werden, um wirksam sein zu können. Sie startet nicht nach den Entscheidungen, sondern begleitet den Prozess von Beginn an – idealerweise mit Sitz am Vorstandstisch.
Wie groß der Unterschied ist, zeigt Lauras positives Beispiel beim Wechsel der Unternehmensrechtsform von Sunfire: Dank gutem Projektmanagement und genügend Vorlauf konnten Botschaften, Formate und Narrative abgestimmt werden – über alle Bereiche hinweg. Das Ergebnis: eine klare Story und Kommunikation, die trägt.
Kommunikationsarchitektur - Wie entsteht eine Change-Story?
"Wir als Kommunikation wissen ja erstmal gar nichts von der Veränderung und müssen uns daher schnell einen Überblick verschaffen".
Es heißt: schnell erfassen, worum es geht und warum die Veränderung überhaupt geschieht, um darauf einen Kommunikationsplan erstellen zu können.
Kern der Change-Story ist ein starkes Narrativ mit konsistenten Botschaften. Bei Sunfire nutzen sie dafür ein Template, das gemeinsam mit den Stakeholdern erarbeitet wird. Die zentralen Bausteine:
Sinn & Zielbild („Wofür?“): Warum die Veränderung, welches Zielbild, welcher Nutzen – für Kund:innen, Unternehmen und Teams? Was sind zentrale Botschaften?
Auswirkungen je Zielgruppe: Was ändert sich konkret? Was bleibt? (Rollen, Prozesse, Tools, Schnittstellen, Standorte).
Fahrplan & Timing: Meilensteine, Übergangsphasen, ab wann gilt was – plus Zeitpunkt der nächsten Updates.
Rollen & Zuständigkeiten: Wer entscheidet? Wer setzt um? Wer beantwortet Fragen? (inkl. Eskalationsweg/Ansprechpersonen).
Transparenzregeln: Was ist geklärt, was offen? Nach welchen Kriterien wird entschieden? In welchem Update‑Rhythmus informieren wir?
Beteiligung & Feedbackkanäle: Wo und wie Mitarbeitende mitgestalten können; wie Fragen gesammelt, beantwortet und dokumentiert werden.
Daraus entsteht eine klare Kommunikationskaskade: zuerst Betriebsrat, dann Führung, dann betroffene Teams informieren. Parallel wird überlegt, welche Formate passen – bewährte wie Townhalls oder Leadership-Runden, ergänzt durch neue, wenn es nötig ist. So wird aus losen Infos eine Story, die Orientierung gibt und Dialog ermöglicht.
Die Relevanz von Sinn und Narrativ
Wenn es um Veränderung geht, reicht es nicht aus, neue Strukturen oder Prozesse zu beschreiben. Menschen wollen wissen: Wofür machen wir das eigentlich? Genau hier liegt die Kraft von Sinn und Narrativ. Laura betont im Gespräch, dass ein Wandel immer auch eine neue Haltung oder Ausrichtung bedeutet – und dass Mitarbeitende diesen größeren Zweck verstehen müssen, um mitzugehen. Wenn klar ist, warum die Veränderung notwendig ist und welchen Nutzen sie für Unternehmen, Kund:innen und Teams hat, lassen sich Unsicherheit und Mehraufwand leichter akzeptieren.
"Ein Narrativ ist dabei mehr als ein paar hübsche Sätze."
Das Narrativ ist der rote Faden, der Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft verbindet: Wo kommen wir her? Warum verändern wir uns jetzt? Was bedeutet das konkret für uns alle? Dieses Narrativ schafft Orientierung, gerade wenn vieles im Umbruch ist. Es hilft, dass nicht jede:r seine eigene Deutung entwickelt – und beugt dem Risiko vor, dass gar keine gemeinsame Geschichte existiert.
Laura beschreibt ein positives Beispiel aus der Änderung der Rechtsform von Sunfire: Weil genug Zeit war, konnte früh ein konsistentes Narrativ abgestimmt werden – mit klaren Botschaften und passenden Formaten. Das Ergebnis: mehr Sicherheit bei Führungskräften, weniger Flurfunk und eine spürbare Identifikation mit dem neuen Weg. Entscheidend war nicht, dass die Story perfekt war, sondern dass sie ehrlich war und zur Realität der Mitarbeitenden passte.
Kurz gesagt: Ein stimmiges Narrativ ist kein Luxus, sondern die Grundlage jeder Change-Kommunikation. Es macht aus Kästen und Pfeilen auf einer Folie eine nachvollziehbare Reise, in der sich Menschen wiederfinden können.
Wer kommuniziert dann eigentlich?
Wer kommuniziert was – und mit welcher Verantwortung? Führungskräfte sind im Wandel besonders wichtig, weil ihre Teams sich an ihnen orientieren – sie stehen oft im direkten Kontakt und können viel bewegen. Sie helfen dabei, komplexe Veränderungen verständlich zu machen und bringen sie in den Arbeitsalltag ihrer Mitarbeitenden. Damit das gut funktioniert, brauchen sie selbst Klarheit: Sie müssen wissen, was geplant ist, warum es passiert und wie sie damit umgehen können.
Damit das klappt, sollten Führungskräfte Klarheit, Leitfäden und Austauschmöglichkeiten mit anderen Führungskräften bekommen.
Top-Management: Kurs, Verantwortung, Sichtbarkeit, unangenehme Fragen adressieren.
Kommunikationsabteilung: Narrativ, Kaskade, Formate, Stimmungsradar zurückspielen.
Führungskräfte: Übersetzung ins Team, Dialogräume, konsistente Botschaften (Enablement!).
Change Agents: lokal verankern, Brücken bauen.
Kommunikation messbar machen
Change und Kommunikation gelten oft als „weich“ – und landen beim Cost Cutting schnell auf der Streichliste. Paradox: Fehlt gute Kommunikation, merkt man sofort, dass es nicht rund läuft. So misst du Wirkung ohne Zahlengläubigkeit – und steuerst nach.
Ja, auch Kommunikation lässt sich messen – aber nicht in den typischen KPIs.
Messgrößen in der Praxis:
Verstehen Mitarbeitende, worum es geht? → Pulsbefragungen, informelle Gespräche, Q&A-Auswertung
Nutzen Führungskräfte die bereitgestellten Materialien? → Downloads, Rückfragen, Feedback
Gibt es Rückmeldungen – oder ist Funkstille? → Ein Zeichen für Engagement oder Unsicherheit
Wie ist der Ton in Gesprächen? → Stimmung, Vertrauen, Veränderungsbereitschaft
Laura betont:
„Gute Kommunikation zeigt sich auch an der Qualität des Austauschs – und daran, ob Menschen sich trauen, mitzudenken oder kritisch nachzufragen.“
Fazit: Kommunikation entscheidet über Gelingen oder Scheitern
Veränderung scheitert selten an der Strategie – sondern oft daran, wie sie kommuniziert wird. Menschen brauchen nicht die perfekte Folie, sondern Orientierung, Sinn und Dialog. Gute Change-Kommunikation bedeutet, frühzeitig einzubinden, ehrlich zu bleiben und Emotionen nicht zu ignorieren. Sie schafft ein Narrativ, das Halt gibt, Formate, die tragen, und Räume, in denen Fragen erlaubt sind.
Kurz gesagt: Wer im Wandel wirksam führen will, muss vor allem eins – klar kommunizieren, auch wenn noch nicht alles klar ist.
Fünf Gedanken, die bleiben
Dialog schlägt Durchsage. Fragen sind kein Störgeräusch, sondern Daten.
Ehrliche Nicht-Klarheit baut Vertrauen. Sag, was du (nicht) weißt – mit Zeitfenster.
Führung ist Übersetzung. Ohne Enablement reißt die Kaskade.
Narrativ hält zusammen. Realistisch, konkret, iterativ.
Planung spart Kosten. Gute Kommunikation ist Versicherung gegen Reibungsverluste.
Praktische Hilfe
Du fragst dich, wo du beim Aufbau deiner Change Kommunikation starten sollst?
Genau dafür habe ich zwei praktische Checklisten entwickelt. Sie helfen dir, Schritt für Schritt Struktur in deine Veränderung zu bringen:
Checkliste Kommunikation: So baust du eine gute Kommunikationsbasis im Wandel auf.
Checkliste Change Story: Sechs Fragen, die jede gute Change Story beantworten muss.
Über Laura Dicke
Laura Dicke ist Head of Communications bei Sunfire und hat in den vergangenen Jahren mehrere große Veränderungen begleitet – vom starken Wachstum über Standort-Integration bis zur Professionalisierung von Strukturen. Ihre Perspektive: Kommunikation gehört früh an den Tisch, führt durch Unsicherheit – und bleibt nah an Führung und Teams.
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